Управление бизнесом
Маркетин
R&D
GLP
GCP
Проектирование (GEP)


GMP по разделам:
Персонал

Документация

Контроль качества
Аутсорсинговая деятельность
Самоинспекция
Логистика
GSP
GDP
GAMP
GPP
GACP
Терминология GMP
Экологический менеджмент
Forum
Ссылки
О проекте

Для содержимого этой страницы требуется более новая версия Adobe Flash Player.

Получить проигрыватель Adobe Flash Player




Учебное пособие «Внутренний аудит системы менеджмента»

 


Рассмотрено и рекомендовано к изданию Учебно-Методическим Советом Учебно-Методического Центра «Регистр-Консалтинг»

Составители:

кандидат технических наук, доцент

Н.А. Шичков

кандидат технических наук

Е.Г. Орлова,

Д.А.Семибратов.

Ответственный редактор:

кандидат технических наук, доцент

Н.А. Шичков

Рецензенты:

Кандидат технических наук

О.А. Марцынковский,

Кандидат технических наук, доцент

Ю.Ф. Шеханов.

Настоящее пособие предназначено для внутренних аудиторов системы менеджмента качества, экологического менеджмента, менеджмента профессио-нальной безопасности и охраны труда или других систем менеджмента, руково-дителей аудиторских групп, специалистов предприятий, отвечающих за органи-зацию и проведение внутренних аудитов систем менеджмента.

Пособие составлено с целью помочь разработать и внедрить процесс внутреннего аудита организациям, внедряющим систему менеджмента качества в соответствии с требованиями стандарта ИСО 9001:2000, систему экологиче-ского менеджмента (МС ИСО 14001:96) или другие системы менеджмента.

В пособии содержатся общие сведения об аудитах систем менеджмента, а также рекомендации по организации и осуществлению процесса внутреннего аудита с учётом руководящих указаний МС ИСО 19011:2002.


Внутренний аудит системы менеджмента 3

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 4

1. Рекомендации по аудиту (МС ИСО 19011:2002). 5

2. Термины и определения 5

3. Классификация аудитов 9

4. Назначение внутреннего аудита. 16

5. Принципы аудита 17

6. Менеджмент программы аудита 19

6.1 Планирование аудитов. 21

6.2 Ресурсы по программе аудита. 22

6.3 Процедура по программе аудита. 22

6.4 Записи по программе аудита 23

6.5 Мониторинг и анализ программы аудита 24

7. Проведение аудита 25

7.1 Начало аудита. 26

7.2 Проведение анализа документов 26

7.3 Подготовка к проведению аудита на местах. 27

7.4 Вступительное совещание 32

7.5 Сбор и проверка информации 33

7.6 Формирование наблюдений аудита 34

7.7 Градация несоответствий 38

7.8 Подготовка заключений по результатам аудита 39

7.9 Заключительное совещание 40

7.10 Подготовка отчета по аудиту 40

7.11 .Завершение аудита 41

8. Методы и техника работы аудитора 42

9. Оценка и поддержание компетентности аудиторов 52

10. Сертификация внутренних аудиторов 55

Литература 57


Внутренний аудит системы менеджмента 4

ВВЕДЕНИЕ

Системы менеджмента качества, экологического менеджмента, ме-неджмента профессиональной безопасности и охраны труда, а также сис-темы менеджмента рисков, должны периодически подвергаться внутрен-ним аудитам. Внутренний аудит является одним из инструментов менедж-мента для мониторинга и проверки результативности внедрения и функ-ционирования системы.

Внедрив систему менеджмента, руководство организации должно ин-тересоваться, как она функционирует, где происходят сбои в системе, и оценивать её результативность. Результаты внутренних аудитов предос-тавляют такого рода информацию для анализа со стороны руководства ор-ганизации, что позволяет разработать корректирующие действия и выявить возможности улучшения, как отдельных процессов, так и системы в целом.

Целью проведения внутренних аудитов является проверка того, что система менеджмента:

а) соответствует установленным требованиям,

б) результативно внедрена и поддерживается в рабочем состоянии.

Таким образом, объектом внутреннего аудита является вся система менеджмента, а не деятельность конкретных сотрудников организации.

Сокращения, принятые в настоящем пособии:

СМ – система менеджмента;

ИСО - международная организация по стандартизации,

МС - международный стандарт.


Внутренний аудит системы менеджмента 5

1. Рекомендации по аудиту (МС ИСО 19011:2002).

Рекомендации по организации процесса аудита содержатся в МС ИСО 19011 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента».

Данные рекомендации применяются также при проведении проверок систем менеджмента профессиональной безопасности и охраны труда (на соответствие OHSAS 18001:99), систем управления рисками при производ-стве пищевых продуктов (HACCP) и в морском судоходстве (ISM Code), а также могут быть применены при аудите других систем менеджмента.

2. Термины и определения

В Международном стандарте ИСО 19011:2002 используются приве-денные ниже термины и определения.

Аудит (проверка) - систематический, независимый и документи-рованный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласован-ных критериев аудита.

Отметим, что внутренний аудит является одним из процессов системы менеджмента и, следовательно, управление им должно осуществляться в соответствии с циклом PDCA (Планирование – Выполнение - Контроль – Корректировка).

Критерии аудита - совокупность политик, процедур или требова-ний (на соответствие которым производится проверка).

В зависимости от целей аудита в качестве критериев аудита могут ис-пользоваться международные стандарты, внутренние нормативные доку-менты (документированные процедуры, рабочие инструкции), планы, про-граммы, контракты и другая документация системы менеджмента органи-зации.

Примечание. Критерии аудита используются в качестве требова-ний, с которым сравниваются свидетельства аудита.


Внутренний аудит системы менеджмента 6

Свидетельство аудита - записи, изложение фактов или другая информация, которая связана с критериями аудита и может быть проверена (т.е. это информация собранная и проверенная в ходе аудита).

Примечание. Свидетельства аудита могут быть качественными или количественными.

Наблюдения аудита - результат оценки свидетельства аудита в соответствии с критериями аудита.

Примечание. Наблюдения аудита могут указывать на соответст-вие или несоответствие критериям аудита, а также на возможности улучшения.

До выхода МС ИСО 19011:2002 термин «Наблюдение» обычно ис-пользовался для обозначения свидетельств аудита, которые не были под-креплены достаточными доказательствами для их классификации в каче-стве «Несоответствий». В МС ИСО 19011:2002 под понятие «Наблюде-ние» подпадают все свидетельства аудита, классифицированные относи-тельно критериев аудита. Тем организациям, которые использовали в сво-ей системе менеджмента данный термин в прежней редакции, рекоменду-ется изменить терминологию. В настоящем пособии для обозначения сви-детельств аудита, которые не подкреплены достаточными доказательства-ми для их классификации в качестве несоответствий, применен термин «Замечание».

Заключение по результатам аудита - выходные данные аудита, предоставленные аудиторской группой после рассмотрения целей ау-дита и всех наблюдений аудита.

На рис. 1 показана схема образования заключения по результатам ау-дита.

Таким образом, информация, собранная в ходе аудита, после проверки становится свидетельством аудита.

Свидетельства аудита оцениваются на степень их соответствия крите-риям аудита, в результате оценки образуются наблюдения аудита, указы-вающие на соответствие, несоответствие или возможность улучшения.

По результатам анализа всех наблюдений аудита формируется заклю-чение по результатам аудита.


Внутренний аудит системы менеджмента 7

Рис. 1. Образование заключения по результатам аудита.

Заказчик аудита - организация или лицо, заказавшее аудит.

Примечание. Заказчиком может быть проверяемая организация или любая другая организация, которая имеет регламентирующее или кон-трактное право на заказ аудита.

При внутреннем аудите заказчиком аудита является сама проверяемая организация в лице её руководства.

Проверяемая организация - организация, подвергающаяся аудиту.

Аудитор - лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита.

Аудиторская группа - один или несколько аудиторов, проводящих аудит, которым, при необходимости, помогают технические экспер-ты.


Внутренний аудит системы менеджмента 8

Примечание 1. Один из аудиторов, входящих в аудиторскую группу, назначается ее руководителем.

Примечание 2. Аудиторская группа может включать аудиторов, проходящих подготовку (стажеров).

Технический эксперт - лицо, предоставляющее аудиторской груп-пе специальные знания или опыт.

Примечание 1. Специальные знания или опыт – это то, что отно-сится к организации, процессу или деятельности, подлежащей проверке, языку или культуре страны.

Примечание 2. Технический эксперт не выступает в качестве ауди-тора в аудиторской группе. (Технический эксперт является членом ауди-торской группы, но он не вмешивается в ход аудита, не задаёт вопросов проверяемым, он только предоставляет свои знания по просьбе аудиторов).

Программа аудита - совокупность одного или нескольких ауди-тов, запланированных на конкретные сроки и направленных на дос-тижение определенной цели.

Примечание. Программа аудита включает все виды деятельности, необходимые для планирования, организации и выполнения аудитов.

План аудита - описание видов деятельности и мероприятий ауди-та. (План аудита составляется для каждого конкретного аудита).

Объем аудита - содержание и границы аудита.

Примечание. Объем обычно включает описание физического распо-ложения организационных единиц, деятельности и процессов, а также охватываемый период времени.


Внутренний аудит системы менеджмента 9

3. Классификация аудитов

Аудиты могут быть классифицированы по виду, по стадиям, по объ-екту и по методу проведения (рис. 2).

Рис. 2. Классификация аудитов.

Виды аудитов

Аудиты могут быть внутренними и внешними (рис. 3).

Аудит ПЕРВОЙ стороной (внутренний аудит)

Это аудит, проводимый организацией у себя же, т.е. внутренняя про-верка, требующая от организации обследования ее собственных систем, процедур и работ, чтобы удостовериться в их адекватности и соответствии. Он представляет руководству информацию о том:

Прослеживанием назад

Прослеживанием вперед

3 стороной

2 стороной

По подраз-делениям

По процессам

По методу

Системы менеджмента

Процесса

Продукции

По объекту

Проверка соответствия

Проверка адекватности

Внешние

1 стороной

Внутренние

По стадиям

По видам

Аудиты


Внутренний аудит системы менеджмента 10

• выполняются ли его приказы, распоряжения, директивы,

• так ли система действенна и результативна, как ей следует быть,

• где система даёт сбои.

Внутренний аудит позволяет обеспечить "каналы связи" по всей орга-низации и выявить возможности улучшения. Отметим, что внутренний ау-дит производится необязательно на одной площадке. Внутренние провер-ки могут проводиться, например, в филиалах.

Организация руководит своей внутренней проверкой и демонстриру-ет, что её система менеджмента соответствует требованиям применимого стандарта. Однако можно ожидать, что результаты внутреннего аудита бу-дут рассматриваться с определенным скептицизмом сторонними организа-циями. Тем не менее, внутренние аудиты можно использовать в процессе подготовки к сертификации для определения, как продвигается организа-ция к проверке второй и третьей стороной.

Аудит ВТОРОЙ стороной

Это проверка организации от имени потребителя или другой заинте-ресованной стороны. Цель аудита второй стороной - получить достаточ-ную информацию о системе менеджмента организации для обеспечения уверенности потребителя в том, что его специфические требования будут выполняться гарантировано и стабильно.

Важно, чтобы аудит проводился профессионально и достоверно отра-жал результативность системы менеджмента организации. Необходимо помнить, что результаты аудита повлекут коммерческие решения, которые могут повлиять на будущее обеих организаций. Поэтому он должен быть проведен квалифицированным обученным персоналом, что является га-рантией получения достоверной информации.

Неудобством для небольших организаций будет являться то, что они могут в течение короткого периода времени подвергаться нескольким про-веркам, проводимыми второй стороной. Часто могут иметь место различ-ные интерпретации или различия в требованиях.

Аудит второй стороной может проводиться независимой организаци-ей (например, органом по сертификации или консалтинговой компанией), но это будет аудит от имени заинтересованной стороны, если эта сторона


Внутренний аудит системы менеджмента 11

выступает в роли заказчика аудита и, соответственно, получает от прове-ряющей организации отчет по результатам проверки.

Рис. 3. Виды аудитов.

Аудит ТРЕТЬЕЙ стороной

Это проверка, проводимая внешней независимой организацией (третьей стороной). Чаще всего оценка третьей стороной применяется с целью сертификации.

Как и аудит второй стороной, аудит третьей стороной предъявляет особые требования, как к аудитору, так и к проверяемой организации. Ау-дитор должен быть профессиональным и компетентным, чтобы результаты аудита точно и справедливо отражали состояние системы менеджмента.

Внешние аудиты имеют свои положительные и отрицательные сторо-ны по сравнению с внутренними аудитами (рис. 4).


Внутренний аудит системы менеджмента 12

Рис. 4. Положительные и отрицательные стороны внешних аудитов

К положительным сторонам внешних аудитов относятся:

- более высокий уровень объективности (поскольку это «взгляд со стороны»);

- большая эффективность работы (поскольку внешний аудит прово-дится аудиторами высокой квалификации);

- позитивное воздействие критики на проверяемую организацию;

- более объективная оценка проверяемой системы за счет более вы-сокой квалификация аудиторов;


Внутренний аудит системы менеджмента 13

- возможность использования результатов внешних аудитов прове-ряемой организацией в рекламных целях;

- возможность использования результатов внешних аудитов для де-монстрирования результативности и соответствия системы менеджмента установленным требованиям;

- точность определения расходов.

К отрицательным сторонам внешних аудитов относятся:

-незнание традиций предприятия;

-предубежденность персонала проверяемой организации к “чужакам“, и как следствие, возможность сокрытия информации;

-незнание неформальных лидеров затрудняет получение необходимой информации;

-вероятность использования аудитором конфиденциальной информа-ции, полученной в ходе аудита;

-ограниченные сроки аудита не дают возможности аудитору доско-нально проверить всю систему, и, следовательно, заключение по результа-там аудита основывается на выборке из имеющейся информации.

Стадии аудита

Внутренние аудиты, также как и внешние, обычно имеют две стадии: проверка адекватности и проверка соответствия.

Проверка адекватности

Определяется степень, с которой документированная система адек-ватна требованиям применимого стандарта.

Проверка адекватности может выполняться путём:

􀂃 Рассмотрения требований соответствующего стандарта с определением тех частей документированной системы, которые относятся к данным требованиям.

􀂃 Проработки пункт за пунктом документированной системы и сопостав-ление с применимыми требованиями стандарта.


Внутренний аудит системы менеджмента 14

У всех проверок третьей стороной и многих проверок второй сторо-ной следующая стадия проверки зависит от результатов первой стадии, по-скольку, если документация системы менеджмента неадекватна требова-ниям применимого стандарта, то нет смысла проверять соответствует ли деятельность на местах требованиям, установленным в этой документации.

Рис. 5. Стадии аудита системы менеджмента.

Проверка соответствия

Эта проверка, признанная установить степень, с которой документи-рованная система понимается, внедрена и поддерживается работниками.

В тех случаях, когда применимый стандарт не требует для осуществ-ления той или иной деятельности разрабатывать документированную про-цедуру, проверка соответствия производится относительно применимых требований стандарта.

Адекватность

Соответствие

Соответствие

Политика, руководство по качеству, процедуры. записи

Документированная

система менеджмента

Деятельность

Процессы

системы менеджмента

Требования

МС ИСО 9001 (ИСО 14001, OHSAS 18001)


Внутренний аудит системы менеджмента 15

Объекты аудита

Объектами аудита могут быть продукция, процесс или система ме-неджмента.

Аудит продукции - предназначен для проверки соответствия факти-ческих характеристик продукции установленным требованиям.

Аудит процесса - предназначен для оценки соответствия процесса ус-тановленным требованиям. При этом проверяется способность процесса обеспечить достижение запланированных результатов.

Наиболее распространенными являются проверки специальных про-цессов (сварки, литья, термической обработки и т.п., а также большинство процессов оказания услуг), т.е. процессов, недостатки которых не могут быть выявлены последующим измерением продукции (результата процес-са), а выявляются только после начала использования продукции.

Аудит системы менеджмента - предназначен для определения соот-ветствия системы установленным требованиям.

По сравнению с аудитами продукции и процессов это наиболее слож-ный аудит, связанный с получением и анализом большого объема инфор-мации.

Методы аудита

В зависимости от специфики системы менеджмента организации, а также с целью оптимизации затрат и достижения задач программы аудита, его можно планировать (строить) по следующим схемам:

• аудит деятельности подразделений, обследуя все процессы в ко-торых оно задействовано.

Недостатком данного метода является отсутствие прослеживаемости взаимодействия между подразделениями в рамках процессов системы ме-неджмента.

• аудит взаимодействия процессов системы менеджмента, обсле-дуя последовательно каждый процесс в разных подразделениях организации.

Аудитор имеет возможность «проследить» весь процесс с учётом структуры организации и получить информацию о взаимодействии под-разделений в рамках процессов.


Внутренний аудит системы менеджмента 16

Недостатком данного метода является необходимость дополнитель-ных затрат времени на перемещение аудиторской группы из подразделе-ния в подразделение при отслеживании цепочки процессов. Кроме того, из поля зрения неопытного аудитора могут выпасть вспомогательные процес-сы (управление документами, записями и т.п.)

На практике наиболее часто применяется комбинированный метод, при котором аудит проводится по подразделениям, но для аудита выби-раются несколько конкретных объектов (проекты, контракты, изделия и т.п.). При проверке различных подразделений аудиторы прослеживают взаимодействие процессов, относящихся к данному объекту аудита.

Обследование объекта аудита проводится по одной из следующих схем:

прослеживание вперед - обследование от начала процесса до его ре-зультата или до заданной точки;

прослеживание назад - обследование от результата процесса к его началу;

частичное прослеживание - обследование проводится, начиная с произвольно выбранной точки процесса вперед или назад.

4. Назначение внутреннего аудита.

Регулярное проведение внутренних аудитов позволяет:

а) обеспечить соответствие системы менеджмента требованиям соответствующего стандарта и требованиям, установленным самой орга-низацией в документированных процедурах, стандартах предприятия, ин-струкциях и другой нормативно-технической документации;

б) предоставить уверенность руководству и заинтересованным сторонам в результативности системы менеджмента: внутренний аудит обеспечивает обратную связь, представляя руководству объективную ин-формацию о том, как функционирует система.

в) выявить оперативные проблемы: во время проведения проверки любой системы, аудитор имеет благоприятную возможность для того, что-бы заметить сложности в исполнении системой требований, или проблемы в самой системе, или в процедурах;


Внутренний аудит системы менеджмента 17

г) обеспечить обратной связью для проведения корректирующих действий: в ходе внутреннего аудита выявляются несоответствия установ-ленным требованиям, затем разрабатываются и осуществляются корректи-рующие действия для устранения причин выявленных несоответствий;

д) внутренний аудит является действенным инструментом отладки системы на стадии ее внедрения: проведение аудитов на стадии внедрения и подготовки системы менеджмента к сертификации помогает «запус-тить» систему и выявить, где система даёт сбои.

Целью внутренних аудитов не является поиск и наказание винов-ных. Необходимо донести этот факт до всего персонала организации, по-скольку защитная реакция на любые проявления внешнего контроля не способствует получению объективной информации. Опасаясь возможного наказания, сотрудники могут скрывать или искажать необходимые сведе-ния, и в этом случае результаты аудита не предоставят объективной ин-формации о функционировании системы. Важно, чтобы такой подход не был просто декларацией о намерениях. Обманув доверие людей однажды, трудно завоевать его в будущем.

5. Принципы аудита

При подготовке и проведении аудита необходимо руководствоваться определёнными принципами. Приверженность этим принципам является необходимым условием получения достаточной, достоверной и объектив-ной информации по результатам аудита. В МС ИСО 19011:2002 представ-лены принципы, относящиеся к аудиторам и к процессу проверки.

К принципам, которыми должны руководствоваться аудиторы отно-сятся:

1) Этичное поведение – основа профессионализма.

2) Добросовестное изложение – обязательство правдиво и точно представлять отчет.

3) Должное профессиональное внимание – приложение усердия и рассудительности при проведении аудита.

4) Позитивный подход – в ходе определения соответствия, стрем-ление и нацеленность принести заказчику результатами аудита добав-ленную стоимость в процессе.


Внутренний аудит системы менеджмента 18

Принципы, относящиеся к процессу проверки:

1) Независимость – основа беспристрастности аудита и объектив-ности заключений по результатам аудита.

Для обеспечения объективности результатов аудита аудиторы должны быть независимыми от проверяемой деятельности и свободными от при-страстий и конфликтов интересов.

2) Подход, базирующийся на доказательствах – рациональный ме-тод достижения надежных и воспроизводимых заключений по результа-там аудита.

Только проверенная информация может стать свидетельством аудита, поэтому для получения достоверной информации аудитор должен старать-ся использовать различные методы сбора информации и несколько источ-ников информации.

Кроме вышеуказанных принципов необходимо отметить некоторые организационные принципы аудита:

1) Принцип единообразия означает, что аудит осуществляется в со-ответствии с процедурой, официально установленной руководством орга-низации с тем, чтобы обеспечить его объективность, сопоставимость и прослеживаемость. Использование в организации единых форм представ-ления результатов аудита облегчает анализ данных, полученных в ходе се-рии аудитов.

2) Принцип системности означает, что планирование и проведение аудитов по различным процессам системы менеджмента должны осущест-вляться с учетом их взаимосвязи.

3) Принцип документированности означает, что проведение каждо-го конкретного аудита строго документируется с тем, чтобы обеспечить объективность аудита, сохранность информации о фактическом состоянии объекта аудита, а также возможность дальнейшего анализа результатов ау-дита.

4) Принцип открытости означает, что каждый конкретный аудит планируется, и аудитируемое подразделение (должностное лицо) заранее уведомляется о времени проведения аудита с тем, чтобы исключить воз-можность уклонения персонала от предоставления требуемых данных или отсутствия сотрудников на рабочих местах в момент проверки.


Внутренний аудит системы менеджмента 19

5) Принцип регулярности означает, что аудиты проводятся с уста-новленной периодичностью с тем, чтобы все процессы системы менедж-мента и все подразделения организации были предметом постоянного ана-лиза и оценивания со стороны руководства. Интервалы между аудитами организация устанавливает сама с учётом статуса и важности проверяемых процессов, результатов предыдущих аудитов, а также динамики развития организации.

6. Менеджмент программы аудита

Программа аудита может включать один или нескольких аудитов, за-планированных на конкретные сроки. Однако программа аудита представ-ляет собой не просто годовой график аудитов, а все виды деятельности, необходимые для планирования и организации аудитов, а также предос-тавления ресурсов, обеспечивающих их результативное и эффективное выполнение в конкретные сроки.

В программе аудита должны быть определены:

     • цели и объём программы,

     • ответственность по программе аудита в целом и по отдельным аудитам,

     • процедуры, в соответствии с которыми должны проводиться ауди-ты.

Руководство организации должно назначить лиц, ответственных за менеджмент программы аудита, и предоставить им полномочия необхо-димые для установления программы аудита, обеспечения необходимыми ресурсами, реализации, мониторинга, анализа и улучшения программы.

В ответственность лиц, осуществляющих менеджмент программы ау-дита, входит:

• определение целей и объема программы аудита, а также процедур, в соответствии с которыми должен осуществляться внутренний аудит;

• определение ответственности при проведении аудитов (руководи-теля аудиторской группы, аудиторов, стажёров и технических экспертов);


Внутренний аудит системы менеджмента 20

     • обеспечение ресурсами, необходимыми для планирования, реали-зации, мониторинга и улучшения программы аудитов;

     • обеспечение выполнения программы аудита и ведения соответст-вующих записей по программе аудита;

     • мониторинг, анализ и улучшение программы аудита.

Рисунок 6 иллюстрирует применение цикла PDCA к менеджменту программы аудита.

Рис.6. Применение цикла PDCA к менеджменту программы аудита

В крупных организациях уже на стадии разработки и внедрения сис-темы менеджмента целесообразно предусмотреть создание службы внут-реннего аудита. Создание такой службы отвечает интересам организации и является свидетельством понимания руководством организации значения аудита системы.

Служба внутреннего аудита укомплектовывается сотрудниками, имеющими опыт практической работы и прошедшими специальное обуче-ние.

Функции, ответственность и полномочия сотрудников устанавлива-ются в процедуре по внутреннему аудиту и должностных инструкциях.

CHECK

Мониторинг (из-мерение) и анализ программы

AСT

Постоянное улучшение

программы

DO

Реализация

программы

PLAN

Разработка программы аудита


Внутренний аудит системы менеджмента 21

6.1 Планирование аудитов.

На стадии планирования лица, ответственные за менеджмент про-граммы аудита, определяют цели и объём программы аудита, а также от-ветственность, ресурсы и процедуры по программе.

Цели программы аудита – это не цели конкретных аудитов, а цели серии аудитов, т.е. программы в целом. Для внутреннего аудита целями программы аудитов могут быть, например: «определить соответствие сис-темы менеджмента требованиям стандарта (законодательным требовани-ям)» или «определить области возможного улучшения деятельности».

Объём программы аудита, т.е. какие конкретно процессы и подраз-деления и в какие сроки будут подвергаться проверке. Объем программы аудита зависит от размера, типа и сложности процессов организации.

Можно планировать проверки на календарной основе, когда конкрет-ные процессы и подразделения проверяются через регулярные интервалы времени.

Кроме периодических проверок, могут потребоваться дополнитель-ные проверки. На необходимость дополнительных проверок могут указы-вать:

     • Результаты анализа предыдущей программы аудита,

     • Несоответствия, выявленные в ходе конкретных аудитов, что тре-бует проведения внеочередной проверки для подтверждения ре-зультативности предпринятых корректирующих действий,

     • Существенные изменения в структуре или деятельности организа-ции. В случаях реорганизации предприятия, внедрения новых технологических или административных процессов, новых про-цедур необходимо предусмотреть дополнительные аудиты для проверки соответствия новых видов или способов деятельности установленным требованиям.

При определении объёма программы аудита необходимо учитывать следующие факторы:

• Действующие программы, проекты, контракты.


Внутренний аудит системы менеджмента 22

• Вероятность внешней проверки. В качестве подготовки к внешне-му аудиту разумно провести внеочередную внутреннюю про-верку организации.

• Результаты анализа данных, указывающие на возможность потен-циальных проблем.

Изучение этих факторов покажет, требуется ли проверка деятельности конкретного подразделения или нет.

При определении сроков конкретных аудитов необходимо учитывать, какая конкретно информация требуется и к какому времени, а также воз-можность присутствия проверяемых на месте, предстоящие кадровые пе-ремещения сотрудников и др.

6.2 Ресурсы по программе аудита.

Организация должна на стадии планирования аудитов определять, ка-кие потребуются ресурсы по программе аудита и обеспечить их выделе-ние.

При определении ресурсов необходимо учитывать:

Персонал для проведения внутренних аудитов. Для обеспечения независимости аудиторов от проверяемой деятельности в не-больших организациях, возможно, потребуется пригласить для проведения аудитов сторонних специалистов.

• Ресурсы для обеспечения аудиторов методическими пособиями, справочными документами, инструкциями, формами регистра-ции информации.

• Ресурсы для обеспечения командировочных расходов.

• Ресурсы, необходимые для оценки и поддержания компетентности аудиторов и улучшения их деятельности. Например, ресурсы, необходимые для организации обучения аудиторов, проведения семинаров, обеспечения аудиторов специальной литературой и т.д.;

6.3 Процедура по программе аудита.

Организация должна разработать процедуру, определяющую:


Внутренний аудит системы менеджмента 23

• порядок планирования аудитов и формирования аудиторских групп,

• деятельность по оценке и обеспечению компетентности аудиторов

• порядок проведения аудитов, в том числе проведения проверки устранения выявленных несоответствий и результативности предпринятых корректирующих действий;

• мониторинг исполнения и анализ результативности программы аудита.

Обязательным условием эффективной работы службы внутреннего аудита является наличие в ней надлежащих организационных, норматив-ных и методических документов.

Использование при подготовке и проведении аудитов методических документов позволяет:

• обеспечить методическое единство в подходах трактовках и оцен-ках аудиторов

• упростить работу аудиторов при проведении опросов, протоколи-рования результатов наблюдений, оформления отчетов и др.

• сократить потери рабочего времени при аудите.

6.4 Записи по программе аудита

Необходимо вести отчетные документы (записи) о планировании, проведении и результатах внутреннего аудита. К таким записям могут от-носиться:

• планы аудитов,

• отчеты по аудитам,

• отчеты (акты) о несоответствиях,

• отчеты о корректирующих действиях.

• записи об опыте работы аудиторов, о прохождении ими обучения, о результатах оценки их деятельности и компетентности.

Кроме того, поскольку менеджмент программы аудита следует осу-ществлять в соответствии с циклом PDCA, лица, осуществляющие ме-неджмент программы аудита, должны проводить мониторинг, анализ ре-


Внутренний аудит системы менеджмента 24

зультативность и обеспечить улучшение программы аудита, а также вести записи по результатам анализа программы аудита.

6.5 Мониторинг и анализ программы аудита

Мониторинг процесса внутреннего аудита осуществляется с целью контроля за выполнением запланированных мероприятий и оценки степе-ни достижения целей программы аудита. Поскольку процесс внутреннего аудита нельзя измерить инструментально, необходимо установить индика-торы процесса, позволяющие проводить мониторинг и оценивать результа-тивность выполнения программы аудита.

Индикаторы необходимо установить таким образом, чтобы они по-зволяли:

• контролировать соответствие деятельности программе и графикам аудитов (например, в соответствующих документах предусмот-реть графы для отметок о выполнении запланированных меро-приятий, даты их выполнения и подписи ответственного лица);

• оценивать способность аудиторских групп реализовать план ауди-та (в качестве индикаторов здесь могут использоваться: выпол-нение/невыполнение плана конкретного аудита, соответст-вие/несоответствие деятельности аудиторов процедурам по про-грамме аудита, соблюдение/несоблюдение сроков сдачи отчёта по аудиту и т.д.).

Организация должна осуществлять анализ данных, полученных в ходе мониторинга программы аудита. В результате такого анализа лица, ответ-ственные за менеджмент программы аудита должны выявлять возможно-сти и предпринимать действия по улучшению программы аудита, в том числе корректирующие и предупреждающие действия.

Отметим, что здесь речь идёт не о корректирующих действиях для устранения причин несоответствий, выявленных в ходе конкретных ауди-тов, а о корректирующих действиях по отношению к самой программе ау-дита. Например, в результате анализа может быть установлено, что частота аудитов недостаточна для поддержания системы менеджмента в рабочем состоянии или аудиторы не обладают необходимой компетентностью и т.д.


Внутренний аудит системы менеджмента 25

7. Проведение аудита

Аудит проводится в 6 этапов, как показано на рисунке 7.

Рис. 7. Этапы проведения аудита

Любой аудит проводится в ограниченное время и с ограниченными ресурсами. Проверки используют как время проверяющего, так и время проверяемых. Аудитор нарушает производственный процесс, отвлекая со-трудников при проведении совещаний, опросов и т.д., следовательно, для эффективного проведения проверки каждый аудит должен быть тщательно


Внутренний аудит системы менеджмента 26

подготовлен. Поэтому проведению проверки на местах предшествуют три подготовительных этапа: «начало аудита», «проведение анализа докумен-тов» и «подготовка к проверке на местах».

7.1 Начало аудита.

В начале конкретного аудита необходимо предпринять следующие шаги:

1. Определить цели, объём и критерии аудита,

2. Сформировать аудиторскую группу

Если компетентность членов аудиторской группы по отношению к специфике деятельности проверяемого подразделения или процесса недос-таточна, то целесообразно включить в состав группы технических экспер-тов.

Подбор аудиторской группы должен осуществляться таким образом, чтобы обеспечить независимость аудиторской группы от проверяемой дея-тельности и исключить возможность конфликта интересов или конфликта между членами группы, при этом необходимо учесть и мнение проверяе-мого подразделения.

3. Согласовать с проверяемым подразделением сроки аудита.

Лица, ответственные за менеджмент программы аудита, или руково-дитель аудиторской группы должны заранее связаться с проверяемым подразделением для согласования сроков аудита и, при необходимости, состава аудиторской группы.

7.2 Проведение анализа документов

Проведение анализа документов – очень важный этап подготовки к аудиту, особенно на стадии внедрения и опытной апробации системы ме-неджмента. Поэтому при подготовке к проверке на местах внутренние ау-диторы должны тщательно проанализировать документацию, имеющую отношение к критериям аудита. При анализе необходимо обращать внима-ние на:

• Возможные противоречия между действующими и вновь введён-ными документами.

• Возможные противоречия в распределении ответственности. На-пример, может оказаться, что в общесистемном Руководстве оп-


Внутренний аудит системы менеджмента 27

ределена ответственность за какой-то процесс, в процедуре по этому процессу в качестве ответственных названы другие лица, а в их должностных инструкциях вообще нет упоминания об этой ответственности.

• Применение «общих фраз» при описании деятельности. Такие места в тексте документа часто служат сигналом, что порядок осуществления этой деятельности не определён, или она вообще не осуществляется. В этом случае аудитор должен сделать себе пометку, что необходимо при проверке на месте проверить, как на самом деле осуществляется эта деятельность,

Если документация будет признана неадекватной, то руководитель аудиторской группы должен сообщить об этом ответственному за ме-неджмент программы аудита и руководителю проверяемого подразделения для принятия дальнейшего решения.

7.3 Подготовка к проведению аудита на местах.

На этом этапе необходимо предпринять следующие шаги:

1. Руководитель аудиторской группы должен подготовить план ау-дита.

План аудита должен включать:

• цели и критерии аудита;

• объем аудита, включая указание должностных лиц, подразделений и процессов, подлежащих проверке;

• дату и место проведения аудита.

• время и место проведения мероприятий, связанных с аудитом, в том числе вступительного и заключительного совещаний.

Пример формы плана проведения внутреннего аудита приведён на рис.8.


Внутренний аудит системы менеджмента 28

УТВЕРЖДАЮ

_____________

План

проведения внутреннего аудита

в __________________________________

1. Основание для проведения аудита_______________________________

2. Период аудита: с ___________ по ______________________________

4. Цели и критерии аудита: Подтверждение того, что деятельность под-разделения ____________________________ и ее результаты удовле-творяют требованиям __________________________________,

5. Объем аудита: Осуществление проверки по процессам (аспектам) _________________________________________________________

6. Руководитель аудиторской группы _____________________________

Аудиторы __________________________________________________

_____________________________________________________________

7. Ответственность за организацию аудита со стороны проверяемого подразделения несет __________________________________________

8. Отчет о результатах аудита направить:

Руководителю проверяемого подразделения_______________________

Представителю руководства ____________________________________

9. Расписание аудита

Время

Мероприятие

Место проведе-ния

Процессы (аспекты)

Руководитель аудиторской группы _____________________________

подпись

Рис. 8. Пример формы плана проведения внутреннего аудита.


Внутренний аудит системы менеджмента 29

План должен быть утверждён ответственным за менеджмент про-граммы аудита и представлен проверяемому подразделению до начала проведения аудита на местах.

Любые возражения со стороны проверяемого подразделения должны быть разрешены совместно руководителем аудиторской группы, руково-дством проверяемого подразделения и ответственным за менеджмент про-граммы аудита.

2. Руководитель аудиторской группы должен распределить обязан-ности между членами аудиторской группы с учётом особенностей различ-ных областей проверки и личных качеств, знаний, умений и опыта аудито-ров.

3. Члены аудиторской группы должны подготовить рабочие доку-менты, включающие:

а) Чек - листы;

б) формы для регистрации информации, такой как свидетельства, на-блюдения аудита и протоколы совещаний.

Ключевой частью в подготовке проверки является составление чек-листа. Чек-листы составляются с целью определить, выполняются ли должным образом те виды деятельности, которые проверяет аудитор.

Чек-лист – это контрольный перечень вопросов, которые должен проверить аудитор. Он может быть составлен и в форме вопросов к со-трудникам проверяемого подразделения, или в форме памятки для аудито-ра с указанием всех пунктов, по которым он планирует провести проверку.

Чек-листы можно использовать и как блокнот для заметок и/или журнал хода проверки, указывающий все детали системы, подвергнутые проверке, даже если не выявлено никаких проблем.

На рисунке 9 приведён пример формы чек-листа. Предпочтительно, чтобы в каждом чек-листе содержались ссылки на конкретный пункт при-менимого стандарта, общесистемного Руководства или другого документа, на соответствие которому проводится проверка, а также поле для отметок о соответствии, несоответствии и комментариев. Аудитор в ходе проверки делает свои пометки в чек-листе, что в дальнейшем облегчает работу по составлению заключений аудита.

Чек-лист, должен быть составлен таким образом, чтобы в проверку были включены:


Внутренний аудит системы менеджмента 30

􀂃 Все, что является критической характеристикой в отношении объ-екта проверки. К критическим характеристикам может относиться то, что оказывает влияние на удовлетворённость потребителя, ок-ружающую среду, безопасность, а так же те характеристики, кото-рые составляют для организации серьезный экономический риск.

􀂃 Периодически повторяющиеся проблемы,

􀂃 Проблемы, выявленные в результате оценок системы менеджмента со стороны внешних организаций.

􀂃 Проблемы, выявленные в ходе предшествующих внутренних про-верок, в том числе в других подразделениях.

Аудитор может заранее продумать формулировки вопросов, которые он собирается задать в проверяемом подразделении и зафиксировать их в чек-листе.

Чек – лист

по внутреннему аудиту №........

Номер и назва-ние пункта применимого стандарта.

Перечень контрольных вопросов (требований)

Соответствие требованию

(да, нет)

№ акта о не-соответствии

Приме-чания

Рис. 9 Форма чек - листа

При подготовке чек - листов рекомендуется учитывать принцип Па-рето (рис. 10), который применительно к проведению проверок можно сформулировать следующим образом:

"Существует небольшое число (приблизительно 20%) важнейших характеристик в деятельности отдела или в работе системы, которые могут вызвать большинство (приблизительно 80%) проблем. Остальные аспекты (приблизительно 80%) приводят к небольшому числу проблем".


Внутренний аудит системы менеджмента 31

Принцип Парето позволяет составить такой чек - лист, когда долж-ное внимание и основные усилия уделяются нескольким областям, имею-щим важнейшее значение, а к "многим незначительным" областям, если это представляется возможным, применяются методы выборочной провер-ки. Такая система позволяет наиболее эффективно и экономно использо-вать ограниченные ресурсы проверки.

Рис.10 Принцип Парето

Для случаев проверки соответствия деятельности процедурам, рас-пространяющимся на все подразделения организации (например, процеду-ре по управлению внутренними документами), могут быть разработаны единые чек - листы, которыми будут пользоваться все аудиторы.


Внутренний аудит системы менеджмента 32

Для проверки специфических видов деятельности подразделений ау-диторы должны подготовить отдельные чек - листы с учётом результатов анализа документов.

Необходимо помнить, что чек-лист является лишь памяткой для ау-дитора, помогающей ему полностью выполнить объём аудита, не забыть проверить, какой-нибудь важный аспект. Чек-лист не должен ограничивать действия аудитора, если собранная при аудите информация указывает на необходимость расширить проверку, задать дополнительные вопросы.

Аудиторы не должны ограничиваться рамками конкретного прове-ряемого участка, если вопрос касается соответствия всей системы. В этом смысле проверка системы контроля в цехе может привести к вопросам по системе контроля калибровки для измерительных приборов и оснастки.

Возможно, что аудитор сочтет возможным использовать отдельный блокнот или записную книжку для записи тех наблюдений, которые не вошли в состав чек-листа.

7.4 Вступительное совещание

Вступительное совещание проводится, чтобы:

          • познакомить команду аудиторов с представителями проверяемого подразделения,

          • согласовать (подтвердить) план аудита,

          • определить, что требуется от персонала подразделения во время проведения аудита,

          • убедиться, что для аудиторов назначены сопровождающие лица,

          • ответить на вопросы со стороны проверяемого подразделения.

Вступительное совещание проводится сразу после прибытия аудитор-ской группы в проверяемое подразделение и до начала аудита. На совеща-нии присутствуют все члены аудиторской группы, руководитель и пред-ставители проверяемого подразделения. Ведёт совещание руководитель группы аудиторов. Он представляет участников совещания друг другу, объясняет цели аудита, подтверждает объём и критерии аудита.


Внутренний аудит системы менеджмента 33

Руководитель аудиторской группы может объяснить методы проведе-ния аудита и представить процедуры, в соответствии с которыми прово-дится проверка.

Рекомендуется на вступительном совещании чётко определить роли сопровождающих, особенно если процедурой по внутреннему аудиту пре-дусмотрена подпись сопровождающего на акте о несоответствии. В этом случае необходимо объяснить, что сопровождающий выступает только в роли свидетеля, и его подпись подтверждает, что тот или иной факт имел место, а не то, что ситуация является несоответствием установленным тре-бованиям. Необходимо объяснить также, что сопровождающие не являют-ся членами аудиторской группы и поэтому не должны влиять или вмеши-ваться в проведение аудита.

В ходе совещания руководитель аудиторской группы должен сооб-щить дату, время и место проведения заключительного совещания и дать возможность представителям проверяемого подразделения задать вопросы.

Перед тем как аудиторы приступят к выполнению своих обязанно-стей, руководитель группы должен убедиться, что аудиторы ознакомлены с правилами техники безопасности

При проведении аудита в небольшой организации нет нужды знако-мить аудиторов с проверяемым персоналом и предоставлять им сопровож-дающих. В этом случае вступительное совещание может просто состоять из сообщения руководителя группы аудиторов о том, как будет проводить-ся аудит.

7.5 Сбор и проверка информации

Рисунок 11 иллюстрирует процесс сбора проверки и анализа инфор-мации.

Аудитор, используя различные источники информации, осуществля-ет сбор информации, которая после проверки становится свидетельством аудита.

В результате оценки свидетельств аудита относительно критериев аудита образуются наблюдения аудита, указывающие на соответствие, несоответствие или возможность улучшения.

На основе анализа наблюдений аудита составляется заключение по результатам аудита, которое может указывать на необходимость коррек-


Внутренний аудит системы менеджмента 34

тирующих и предупреждающих действий или на области возможных улучшений.

Рис.11. Процесс сбора проверки и анализа информации.

7.6 Формирование наблюдений аудита

Наблюдения аудита должны быть документированы и доведены до сведения персонала, ответственного за проверяемую область деятельности.

Если аудит длится несколько дней, то рекомендуется, чтобы группа аудиторов в конце рабочего дня собиралась вместе для подведения итогов и в начале следующего дня устно сообщала проверяемым предварительные результаты.


Внутренний аудит системы менеджмента 35

Если аудитор определит наличие несоответствия, он должен его за-фиксировать так, как это определено процедурой по внутреннему аудиту (например, делается соответствующая отметка в чек-листе и составляется акт о несоответствии).

Аудитор должен исходить только из обнаруженных фактов и отне-сти их к определенному пункту требований. Он также должен обсудить ситуацию с представителем подразделения (или с сопровождающим) для получения подтверждения того, что свидетельства аудита верны и несоот-ветствия понятны. Это подтверждается подписью представителя подразде-ления или сопровождающего на акте о несоответствии для того, чтобы удостоверить, что данный факт действительно имеет место.

Должно быть сделано все возможное для преодоления любых разно-гласий относительно свидетельств и/или наблюдений аудита. В данном случае важно избежать последующих обсуждений. Если не удаётся дос-тичь согласия с представителем проверяемого подразделения, нерешенные вопросы должны быть зарегистрированы согласно процедуре по внутрен-нему аудиту.

Обычно в этом случае вопрос выносится на рассмотрение руководи-телю группы аудиторов, и далее, ответственному за менеджмент програм-мы аудита или руководству организации.

Каждая организация разрабатывает свою форму акта о несоответст-виях применительно к своим особенностям.

Пример формы акта о несоответствии приведён на рис. 12.

В небольших организациях может оказаться более целесообразным ведение общего журнала, в котором фиксируются несоответствия и заме-чания, выявленные в ходе внутреннего аудита, а в соответствующих гра-фах указываются корректирующие действия и вносятся пометки об их вы-полнении.

Запись о несоответствии должна быть краткой, но понятной, чтобы:

          • было разработано эффективное корректирующее действие;

          • была полная ясность для аудитора, проверяющего устранение не-соответствия (это может быть и не тот аудитор, который выявил несоответствие)


Внутренний аудит системы менеджмента 36

Несоответствие должно быть адресовано к одному пункту стандарта, наиболее применимому. При внутреннем аудите несоответствие может быть отнесено к пункту внутреннего нормативного документа.

Акт № _______________от_______________

о несоответствии/замечании, выявленном в ходе внутреннего аудита.

ЧАСТЬ 1:

Проверяемое подразделение: ____________________________________________

Руководитель группы аудиторов: ________________________________________

Аудиторы: ____________________________________________________________

Дата проверки: _________________________________________________________

ЧАСТЬ 2:

НЕСООТВЕТСТВИЕ (краткое содержание): _________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

пункт стандарта _________________________,

в отношении которого выявлено несоответствие:

Аудитор: _______________________________________________ Дата: __________

Руководитель подразделения_______________________________ Дата: __________

ЧАСТЬ 3:

КОРРЕКТИРУЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ (краткое содержание): ___________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Предполагаемая дата выполнения: _________________________________________

Руководитель подразделения (подпись): ___________________________ Дата: ____

Руководитель группы аудиторов (подпись): _________________________ Дата: ___

ЧАСТЬ 4:

ПОДТВЕРЖДЕНИЕ УСТРАНЕНИЯ НЕСООТВЕТСТВИЯ:

Устранено: ДА/ НЕТ

Замечания: ______________________________________________________________

________________________________________________________________________

Фактическая дата выполнения: _____________________________________________

Аудитор: ____________________________________________________ Дата: _____

Рис.12. Форма акта о несоответствии/замечании


Внутренний аудит системы менеджмента 37

Если у аудитора имеются сомнения, к какому пункту документа оно относится, он должен определить, какие корректирующие действия по вы-явленному несоответствию он ожидает от проверяемого подразделения. Если ожидаемые корректирующие действия совпадают с требованиями стандарта или другого нормативного документа, то именно эти требования не выполнены проверяемыми. От правильности определения пункта стан-дарта (процедуры), к которому относится несоответствие, будет зависеть результативность предпринятых корректирующих действий.

В том случае, когда аудитор обнаружит ситуацию, которая, с его точки зрения, свидетельствует о неправильной практике действий и долж-на быть доложена руководству, но для которой не имеется требований в применяемых процедурах, он может сделать заметки в чек-листе и офор-мить «Замечание», зачеркнув в акте слово “Несоответствие” и написав “Замечание”.

Замечание может быть оформлено в следующих случаях:

• когда аудитор считает, что выявленная ситуация может в даль-нейшем привести к несоответствию,

• когда аудитор считает, что проверяемая деятельность нуждается в улучшении или имеет такую возможность.

Для “ Замечаний” не является необходимым вырабатывать коррек-тирующие действия. Они являются предметом для анализа со стороны ру-ководителей процессов с целью выработки предупреждающих действий и планирования развития системы менеджмента.

До введения в действие стандарта МС ИСО 19011:2002 вместо тер-мина «Замечание» применялся термин «Наблюдение». Многие организа-ции, в том числе и некоторые органы по сертификации систем менедж-мента, применяют данную терминологию до настоящего времени, но при этом следует учитывать, что в МС ИСО 19011:2002 термин «Наблюдение» используется в другом значении.

В ходе аудита целесообразно фиксировать не только несоответст-вия, замечания, но и свидетельства соответствия (например, путём отметки в чек-листе). Эти данные в дальнейшем будут полезны для распростране-ния положительного опыта в организации.


Внутренний аудит системы менеджмента 38

7.7 Градация несоответствий

При внешнем аудите осуществляется градация несоответствий на «Незначительные» и «Значительные» (рис.13). Иногда применяется кате-гория «Критические» несоответствия. В зависимости от количества несо-ответствий того или иного уровня принимается решение об общем соот-ветствии системы менеджмента требованиям стандарта.

Рис.13. Градация несоответствий

Примерами значительного несоответствия являются следующие факты:

􀂃 не проводится анализ системы менеджмента со стороны руково-дства организации;

􀂃 процессы системы менеджмента не обеспечиваются ресурсами;

􀂃 не выполняется анализ результативности корректирующих воз-действий;

􀂃 не ведутся записи о результатах поверки значительной части из-мерительного оборудования;

НЕСООТВЕТСТВИЯ

Значительные

Незначительные

Замечания

(Наблюдения)

Серьёзный недостаток, который отрицательно воздействует на результативность системы менеджмента

Упущения (сбои) в выполнении отдель-ных требований к системе менеджмента

Могут быть положены в основу действий по улучшению функционирования системы менеджмента


Внутренний аудит системы менеджмента 39

􀂃 отсутствует обязательная документированная процедура;

􀂃 отсутствуют контролируемые условия производственного про-цесса.

Примерами незначительных несоответствий являются следующие факты:

􀂃 некоторое корректирующее действие не закончено в соответствии с графиком;

􀂃 обнаружено измерительное оборудование, которое не подверга-лось поверке (как единичный случай);

􀂃 обнаружен случай отсутствия обязательных записей.

Существует практика, когда несколько незначительных несоответст-вия, относящихся к одному пункту стандарта, рассматриваются как одно значительное несоответствие.

При аудите систем менеджмента, связанных с рисками (OHSAS 18001:99, HACCP, ISM Code…), применяются более жесткие критерии при градации несоответствий. Если при аудите системы менеджмента ка-чества (МС ИСО 9001:2000) значительные несоответствия обычно класси-фицируются при выявлении проблем, связанных с невыполнением требо-ваний стандарта, то при аудите системы менеджмента, связанной с риска-ми, значительные несоответствия классифицируются уже при выявлении потенциальных проблем.

При внутренних проверках градация несоответствий необязательна, но она может быть полезна организации в оценке важности проблем.

7.8 Подготовка заключений по результатам аудита

До проведения заключительного совещания аудиторская группа должна собраться, чтобы подвести итоги работы. Аудиторы должны обсу-дить и проанализировать наблюдения аудита (соответствия, несоответст-вия и замечания) и любую другую соответствующую информацию, соб-ранную в процессе аудита, с точки зрения целей аудита и сделать общие выводы о результатах аудита. Эти выводы могут содержать заключение о степени соответствия проверяемой деятельности критериям аудита, ре-зультативности внедрения, поддержания и совершенствования системы менеджмента, а также рекомендации по улучшению.


Внутренний аудит системы менеджмента 40

7.9 Заключительное совещание

Заключительное совещание проводится в том же составе, что и всту-пительное совещание.

Руководитель аудиторской группы должен:

􀂃 представить заключения по результатам аудита, наблюдения ау-дита, в том числе рекомендации по улучшению;

􀂃 согласовать сроки представления и выполнения корректирующих действий по выявленным несоответствиям;

􀂃 ответить на вопросы;

Любые разногласия в отношении наблюдений аудита и/или заклю-чений по результатам аудита должны быть обсуждены и, если возможно, разрешены. В противном случае все мнения должны быть отражены в про-токоле и представлены на рассмотрение руководству организации.

7.10 Подготовка отчета по аудиту

Отчет (или акт) по результатам аудита составляет руководитель ау-диторской группы с помощью остальных членов группы. Отчёт должен быть написан сразу после проведения аудита на объекте.

Системы отчетности различны в разных организациях и могут пред-ставлять собой просто набор актов о несоответствиях/замечаниях или под-робное описание функционирования системы менеджмента на проверен-ном объекте. Целесообразно предусмотреть представление подробного отчета об аудите наиболее важных объектов или объектов, на которых вы-явлены значительные проблемы.

Какая бы система не использовалась, необходимо, чтобы содержа-щаяся в отчете информация:

􀂃 Была основана на фактах и не содержала субъективных измышле-ний аудиторов,

􀂃 Была доступно изложена и понятна тому, кому она адресована,

􀂃 Содержала ссылки на конкретные документы,

Отчет должен содержать:

􀂃 цели, объём и критерии аудита;

􀂃 даты и места, где проводился аудит, имена участников аудита;


Внутренний аудит системы менеджмента 41

􀂃 описания несоответствий или ссылки на соответствующие акты, приложенные к отчету;

􀂃 заключение по результатам аудита;

Дополнительно в отчете могут быть представлены:

􀂃 краткое описание хода выполнения аудита;

􀂃 рекомендации по улучшению,

􀂃 предложения по срокам проведения следующих аудитов;

Целесообразно, чтобы в отчете был отражен положительный опыт, относящийся к функционированию системы менеджмента на проверенном объекте. Это важно для его обобщения и распространения в организации.

Утверждение и рассылка отчета по аудиту должны осуществляться в соответствии с процедурой по внутреннему аудиту, в которой должны быть определены сроки представления, порядок анализа, согласования и утверждения отчёта, адресаты для рассылки отчета.

7.11 .Завершение аудита

Аудит считается завершённым после выполнения всех запланиро-ванных мероприятий и рассылки отчёта по аудиту.

Проверка выполнения и результативности корректирующих дейст-вий обычно является объектом следующего аудита.


Внутренний аудит системы менеджмента 42

8. Методы и техника работы аудитора

Источниками информации для аудитора являются:

                􀂃 сотрудники и их деятельность;

                􀂃 документы, такие как, планы, стандарты, процедуры, инструк-ции, лицензии и разрешения, спецификации, контракты и заказы;

                􀂃 записи, сводки данных, результаты анализов, показатели ра-боты;

                􀂃 технологическое и измерительное оборудование,

                􀂃 данные из внешних источников;

Рис. 14. Методы сбора информации


Внутренний аудит системы менеджмента 43

Поскольку только проверенная информация может стать свидетель-ством аудита, аудитор должен стараться использовать несколько источни-ков информации, чтобы убедиться в её достоверности.

Существует три метода сбора информации (рис. 14):

􀂃 чтение и анализ документации в проверяемой области, чтобы прове-рить действительно ли люди выполняют свою работу в соответствии с процедурами и инструкциями.

􀂃 опрос - чтобы услышать, как сотрудники понимают и как они действу-ют, чтобы выполнять процедуры и инструкции;

􀂃 наблюдение за деятельностью, за тем как люди на самом деле выпол-няют процедуры и инструкции в своей каждодневной работе;

Наиболее сложный метод – опрос. Опрос желательно проводить на рабочем месте; в рабочее время в непосредственной беседе с конкретными работниками, отвечающими за проверяемый процесс и работающими на этих местах. Как показывает опыт, собеседник чувствует себя свободнее за своим рабочим местом, где он располагает нужной информацией. От бесе-ды на рабочем месте приходится отказываться в тех случаях, когда из-вестно заранее, что во время беседы не удастся избежать помех извне.

Для проверяемых аудитор является посторонним человеком, который пришел для того, чтобы оценить деятельность их подразделения. Ситуация является достаточно деликатной. Задача аудитора – завоевать доверие про-веряемой стороны, показать своё позитивное отношение, намерение по-мочь подразделению.

Выбрав собеседника, аудитор должен постараться расположить его к себе. Часто бывает трудным первый вопрос. Можно начать с шутки или комплимента. Спросите о чем-нибудь относящемся к этому человеку или его работе - эти две темы он знает лучше всего.

Задача аудитора – получить информацию. Необходимо помнить, что пока аудитор говорит сам, он не получает информацию. Идеальным будет случай, когда аудитор говорит 25% времени, а проверяемый-75 %.

Различают беседу свободную и формализованную. Для свободной бе-седы характерно, что аудитор не оказывает большого влияния на собесед-ника, лишь изредка задает ему направляющие вопросы. При формализо-ванной беседе роль аудитора активнее: он задает большое количество во-


Внутренний аудит системы менеджмента 44

просов, оставляя собеседнику возможность лишь отвечать на них. Досто-инством свободной беседы, по сравнению с формализованной, является более откровенная и достоверная информация. Но у свободной беседы есть и свои минусы. Это, прежде всего, большие затраты времени.

Существует два «трудных» типа собеседников: «болтливый» и «мол-чаливый».

В случае если собеседник говорит очень много, отвлекается от темы и из его речи трудно получить необходимую информацию, аудитор может остановить собеседника, но это необходимо сделать вежливо и тактично.

Может случиться, что собеседник односложно отвечает на вопросы и из его слов аудитор не может получить достаточной информации. И в том, и в другом случае аудитор должен обеспечить получение необходимой информации тщательным подбором вопросов.

Классификация вопросов представлена на рис. 15.

Аудитор должен избегать наводящих вопросов, несущих в себе гото-вый ответ. Наводящий вопрос может применяться лишь для проверки или подтверждения установленного факта. Этой же цели служат закрытые во-просы, ответы на которые предполагают только «да» и «нет».

Следует с осторожностью задавать вопросы, начинающиеся с «поче-му», поскольку в них может прозвучать критика или неодобрение.

И ни в коем случае аудитор не должен задавать персонифицирую-щих вопросов – его задача оценка системы, а не деятельности конкретных личностей.

В некоторых случаях, например, когда аудитор чувствует, что собе-седник чего-то недоговаривает, может оказаться полезным молчание ау-дитора – человек, инстинктивно стремясь заполнить паузу, может расска-зать «много интересного».

Умение слушать – одна из важнейших характеристик аудитора (Тер-мин «Аудит» происходит от латинского глагола «Слушать»).

Нам может не нравиться говорящий из за его внешности или иных факторов. Хороший слушатель забывает о вещах, которые ему не нравятся, и сосредотачивается на предоставленной информации.


Внутренний аудит системы менеджмента 45

Тип вопроса

Определение

Пример

Закрытый

Ответ предполагает только «да» или «нет».

«В Вашей работе Вы используете это средст-во измерения?»

Открытый

Предполагает развернутый ответ.

« Какие, кроме этого, средства измерения Вы используете в своей ра-боте?»

Наводящий

Вопрос, наводящий на ответ или содержащий готовый ответ.

«Вы, очевидно, всегда это делаете, не так ли?»

Альтернативный

Ответом может быть один из двух противо-положных вариантов:

«Причина заключается в том или этом?»

Утверждающий

Вопрос, содержащий ут-верждение

«Разве в этом случае могло быть иначе?»

Персонифици-рующий

Вопрос, ответ на кото-рый предполагает оцен-ку деятельности лично-стей

«Кто, как Вы думаете, виноват в этом?»

Разъясняющий

Вопрос, требующий разъяснения

«Поясните, что имеется в виду?»

Затрудняющий общение

Вопрос, создающий барьер в общении

«Разве я Вам не гово-рил, что так и будет?»

Рис. 15. Классификация вопросов.

Плохой слушатель может неправильно понять говорящего или вы-рвать высказывание из контекста, и из-за этого обидеться на что-либо ска-занное говорящим. Он тратит тогда время на обдумывания возмездия, на-


Внутренний аудит системы менеджмента 46

пример, в виде неудобного вопроса. Хороший слушатель остается спокой-ным и воздерживается от суждений, пока не будет полного понимания.

Плохой слушатель внутренне отключается, когда речь идет о чем-то новом, спорном или трудном. Хороший слушатель постарается понять, о чем речь или переспросит говорящего.

Человек в среднем говорит со скоростью 120 слов в минуту, но наши мыслительные способности позволяют разбирать слова вчетверо быстрее. Плохой слушатель использует это время для ухода в «умственный отпуск». Хороший слушатель с пользой употребляет это время. Он анализирует значение сказанного и готовит вопросы.

Хороший аудитор учится слушать все, что говорится, сверх того, что НЕ говорится. Он наблюдает за поведением проверяемого, а также за всеми другими звуками, явлениями и действиями, происходящими в пре-делах его восприятия.

В ходе опроса рекомендуется:

􀂃 записать имена собеседников;

􀂃 целенаправленно проверять ключевые моменты, вести беседу, следуя чек-листу, используя его как ориентир;

􀂃 оставаться спокойным, не вступать в дискуссию,

􀂃 проводить аудит энергично, но не делать поспешных выводов,

􀂃 чётко формулировать вопросы, не задавать больше одного вопроса за один раз и ждать ответа на один вопрос, прежде чем задать следующий;

􀂃 начинать вопросы со слов: «ЧТО», «КТО», «КАК», «КОГДА», «ГДЕ» И «ПОЧЕМУ», стимулируя собеседника к развёрнутым ответам.

􀂃 после получения устной информации подкреплять ее объективными свидетельствами, используя просьбу «ПОКАЖИТЕ МНЕ…».

􀂃 подытожить полученную информацию, кратко сформулировать пози-тивные впечатления и спорные моменты;

Поскольку в качестве свидетельств аудита может использоваться только проверенная информация, то при удобном моменте в ходе беседы, аудитору следует попросить показать документы, подтверждающие слова собеседника.

Кроме опроса и анализа документации важным методом сбора ин-формации является визуальное наблюдение.


Внутренний аудит системы менеджмента 47

Объектами наблюдения в ходе аудита выступают персонал, доку-ментация, технологическое оборудование, устройства для мониторинга и измерений, состояние рабочих мест.

Основным средством наблюдения для аудитора является зрительное восприятие. Известно, что благодаря зрению человек перерабатывает бо-лее 85% поступающей к нему информации. Как говорится «Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать».

Аудитор должен развить у себя наблюдательность, т.е. способность замечать мелкие, ускользающие от других частности, подробности фактов, событий и явлений. Аудитор должен обладать пытливым взглядом и заме-чать как явное, так и тайное. Аудитор должен тщательно смотреть за тем, что происходит, а не за тем, что, как он думает, должно происходить.

Но, при этом, он должен выбрать то, что он непосредственно хочет видеть, а не то, что проверяемый или сопровождающий хочет ему пока-зать. Когда свидетельство аудита, которое он просит показать, не готово, но его обещают показать позже, аудитор должен сделать у себя пометку об этом, чтобы не забыть проверить до того момента, как он окончательно покинет подразделение.

При общении с персоналом в ходе проведении проверки, аудитор также должен уметь анализировать «язык тела» собеседника. Телодвиже-ния, совершаемые при разговоре, могут дать дополнительную информа-цию подготовленному аудитору. Нужно обращать внимание на следующие сигналы:

Сигналы рук и головы

• Собеседник потирает глаза, почесывает шею, держит руку перед ртом или у носа.

Это может указывать на то, что собеседник не уверен в том, что го-ворит.

Сигналы тела:

• Скручивание рук.

Это одна из реакций организма на стрессовую ситуацию. Показывает напряжение и, возможно, трудности в выражении мысли или восприятии информации.

• Постоянная смена позы, поправление одежды.


Внутренний аудит системы менеджмента 48

Показывает на то, что речь идет о чувствительных вопросах. Воз-можно, он ощущает неуверенность, не полностью понимает цель беседы.

• Скрещивание рук.

Сигнал барьера. Часто применяется, чтобы чувствовать себя более комфортно в ситуациях неуверенности или незащищенности. Обычно применяется в начале беседы. Если во время беседы собеседник выбирает эту позу, это показывает, что Вы касаетесь области, о которой он не хотел бы говорить.

• Скрещенные руки и сжатые кулаки.

Усиленный сигнал барьера. Дополнительный показатель незащи-щенности и, возможно, враждебности.

В ходе аудита следует придерживаться указанных ниже реко-мендаций:

• Аудиторам необходимо демонстрировать свое позитивное отно-шение и намерение помочь проверяемому подразделению. Также важно, чтобы аудитор не старался демонстрировать проверяемым свои превосходящие знания в области системы менеджмента.

• В ходе беседы не следует применять терминологию, непонятную собеседнику. Избегайте, также, слов “По моему мнению”, «Я счи-таю». Аргументация аудитора должна быть краткой, убедитель-ной, не декларативной.

• Во время проверок различных видов деятельности, рекомендуется выбирать конкретные примеры. Например, прослеживать выпол-нение одного или нескольких проектов или заказов.

• Если выявлено несоответствие установленным требованиям, ау-дитору рекомендуется расширить объём проверки, чтобы выяс-нить, является ли ситуация случайностью или происходит систе-матически.

• Можно избежать затягивания дискуссий, если аудитор сразу бу-дет письменно излагать свои наблюдения и предлагать сопровож-дающему их засвидетельствовать.

• Аудитор должен обращать внимание на необычные вещи, напри-мер покрытые пылью документы на полках или документы на ра-


Внутренний аудит системы менеджмента 49

бочем месте, не имеющие следов их использования. Но, при этом, аудитор не должен терять время на рассмотрение мелких упуще-ний и пускаться по «ложному следу». Например, отсутствие бирки на оборудовании может оказаться проблемой «на пустом месте». Аудит - это отбор образцов, а не сбор мелких деталей.

• Наблюдение должно вестись как за недостатками в практической деятельности, так и за успехами. Аудитор должен иметь в виду, что процедуру всегда можно модифицировать или улучшить тем или иным образом. Возможно, что сотрудники, которые исполь-зуют процедуру в своей повседневной деятельности, уже сумели найти более эффективный способ выполнения работы. В этом случае вместо того, чтобы регистрировать несоответствие, ауди-тор должен отметить существующий способ деятельности для дальнейшего рассмотрения вопроса о возможном изменении офи-циальной процедуры.

• Если для внешних аудиторов существует правило «Аудитор не должен советовать проверяемым и консультировать их, каким об-разом выполнять ту или иную деятельность», то внутренний ауди-тор, как сотрудник той же организации, может рекомендовать проверяемым ознакомиться с положительным опытом, увиденным им при аудите других подразделений, если считает, что это может способствовать улучшению деятельности. Но, при этом, нельзя навязывать проверяемым свое мнение по данному вопросу.

• В ходе аудита важно делать записи, так как память у большинства людей несовершенна. Обычная практика - выработать систему скорописи или записывать ключевые слова. Когда одновременно работают два аудитора, то вопросы преимущественно задает руко-водитель группы, а второй делает записи. Использовать диктофо-ны в качестве средства для таких записей не рекомендуется, по-скольку на большинство людей они действуют настораживающе, и не всегда можно полагаться на правильную работу устройств. Записывайте ваши наблюдения сразу же после проведения про-верки. Это также касается и тех случаев, когда все в порядке. За-писывайте предложения для улучшений и развития.


Внутренний аудит системы менеджмента 50

В ходе проверки аудитор может столкнуться с неконструктивным поведением проверяемой стороны. Для того чтобы увести аудитора от объ-екта проверки проверяемые могут прибегнуть к различным ухищрениям, например:

• ДЛИННЫЙ ОБХОДНОЙ ПУТЬ, которым сопровождающий, те-ряя время, ведет аудитора к месту аудита;

• ОСМОТР ДОСТОПРИМЕЧАТЕЛЬНОСТЕЙ, когда сопровож-дающий знакомит аудитора буквально со всем производством в подробностях;

• ЗАБЫТЫЙ ДОКУМЕНТ, за которым приходится возвращаться на другой конец производства;

• ОПОЗДАНИЕ основной фигуры в подразделении;

• ДЛИННЫЙ ОБЕДЕННЫЙ ПЕРЕРЫВ,

• ЗАКРЫТАЯ КОМНАТА – двери проверяемого помещения к мо-менту проверки закрыты и отсутствует ключ;

Аудитор должен быть готов к подобным ситуациям и во всех случа-ях руководствоваться правилами, представленными на рис. 16 в виде «Ко-декса аудитора».


Внутренний аудит системы менеджмента 51

Кодекс аудитора

Аудитор должен:

Быть компетентным: знать предмет аудита (продукцию и т.д.);

Знать: как можно больше о проверяемой стороне;

Управлять: аудитом;

Помогать: в случаях возникновения недопонимания или ошибочного толкования;

Демонстрировать: хорошие манеры и позитивное отношение,

Позаботиться: чтобы о его приходе на объект сотрудники были уведомлены

Соблюдать: профессиональную этику аудитора;

Быть пунктуальным: если обстоятельства вынуждают аудитора опаздывать на следующую встречу, то необходимо предупредить следующего проверяемого о своем опоздании.

Слушать: все, что говорит проверяемая сторона, а не только то, что аудитору хочется услышать;

Собрать: свидетельства аудита;

Быть вежливым: по отношению к проверяемой стороне;

Быть кратким: говорить мало и по существу;

Аудитор НЕ должен:

Критиковать: Записывайте обнаруженные несоответствия и замечания, не сопровождая их устной критикой.

Отклоняться в сторону: Следуйте намеченному пути и не позволяйте другим событиям увлечь себя в ином направлении;

Спорить: Работа аудитора заключается в сборе и регистрации свидетельств аудита, а не в том, чтобы обсуждать плюсы и минусы существующей ситуации;

Грубить: Помимо того, что это дает благодатную почву для ваших критиков, это еще и неэтично;

Опаздывать: Будьте пунктуальны (см. выше);

Иронизировать: Это не способствует установлению правильных отношений между аудитором и проверяемой стороной;

Сравнивать: Никому не понравится, что его будут сравнивать с коллегами, работающими лучше.

Высказывать собственное мнение: А тем более навязывать его проверяемым,

Искать виновных: Это не входит в функции аудитора.

Рис. 16. «Кодекс аудитора»


Внутренний аудит системы менеджмента 52

9. Оценка и поддержание компетентности аудиторов

Основным видом ресурсов для внутреннего аудита являются челове-ческие ресурсы и, следовательно, организация должна определять необхо-димую компетентность аудиторов, оценивать её реальный уровень и осу-ществлять действия по достижению и поддержанию необходимой компе-тентности, а также её повышению.

Если аудит проводится некомпетентным персоналом, руководство организации не может быть уверено в достоверности и полноте результа-тов аудита. Рекомендации по организации процесса оценки, поддержания и повышения компетентности аудиторов содержатся в 7 разделе стандарта ИСО 19011:2002. Более того, рекомендации этого раздела могут быть по-лезны и для процесса управления персоналом всей организации.

Компетентность аудитора приобретается на основе его личных ка-честв посредством образования, опыта работы, подготовки в качестве ау-дитора и опыта проведения проверок.

Знания и умения

Аудитор должен знать и уметь применять принципы, процедуры и методы аудита. Для проверки систем менеджмента внутренний аудитор должен:

хорошо знать и понимать:

􀂃 терминологию в проверяемой области;

􀂃 требования соответствующего стандарта (МС ИСО 9001:2000, МС ИСО 14001:96, OHSAS 18001:99….);

􀂃 общесистемное руководство,

􀂃 общесистемные процедуры (по управлению документами, записями, несоответствиями и т.д.);

􀂃 процедуры по программе аудита;

􀂃 размер, структуру, функции и взаимоотношения в организации;

􀂃 общие бизнес-процессы и относящуюся к ним терминологию;

􀂃 применимые законы, правила.

уметь:

􀂃 результативно планировать и организовывать работу (осуществлять анализ документов, подготавливать чек-листы и планы выборки и т.д.);


Внутренний аудит системы менеджмента 53

􀂃 проводить аудит в согласованные сроки;

􀂃 расставлять приоритеты и концентрироваться на важных вопросах;

􀂃 собирать информацию путем результативных опросов, наблюдений и анализа документов, включая записи и данные;

􀂃 проверять точность собранной информации;

􀂃 подтверждать достаточность и соответствие свидетельств аудита для обоснования наблюдений и заключений по результатам аудита;

􀂃 оценивать факторы, которые могут повлиять на надежность наблю-дений и заключений по результатам аудита;

􀂃 использовать чек-листы, планы выборки и формы для регистрации действий по аудиту;

􀂃 обеспечивать конфиденциальность и безопасность информации.

Дополнительно руководитель аудиторской группы должен уметь:

􀂃 планировать аудит и результативно использовать ресурсы в процессе аудита;

􀂃 организовывать работу аудиторской группы;

􀂃 обеспечивать руководство и контроль за аудиторами-стажерами;

􀂃 предупреждать и разрешать конфликты;

􀂃 свести воедино и произвести анализ свидетельств аудита, собранных командой, так, чтобы получился материал существенный, важный и достаточный для составления выводов по результатам аудита, и довести его до сведения проверяемой стороны;

􀂃 подготавливать отчет по аудиту.

Образование, опыт работы, подготовка в качестве аудитора и опыт проведения аудита

Организация должна определить основные требования для внутрен-них аудиторов и руководителей аудиторских групп.

В пункте 7.4.4 МС ИСО 19011 приведены основные требования к внешним аудиторам. Для внутренних аудиторов уровень требований мо-жет быть ниже, однако критерии оценки должны быть те же, а именно:

􀂃 образование;


Внутренний аудит системы менеджмента 54

􀂃 общий опыт работы;

􀂃 опыт работы в области систем менеджмента;

􀂃 обучение в качестве аудитора;

􀂃 опыт в проведении аудитов.

Поддержание и повышение компетентности

Поддержание и повышение компетентности включает в себя посто-янное повышение квалификации и поддержание способности к проведе-нию аудита. Повышение квалификации достигается путём обучения, само-образования, тренингов, участия в совещаниях, семинарах и конференци-ях, регулярного участия в аудитах и т.д.

Оценка аудиторов

В процедурах по внутреннему аудиту рекомендуется определить по-рядок оценки аудиторов, а также порядок ведения и форму записей для ре-гистрации результатов оценки.

Организация должна осуществлять оценку сотрудников при перво-начальном отборе для подготовки их в качестве внутренних аудиторов, оценку аудиторов при формировании аудиторских групп и постоянную оценку работы аудиторов для выявления необходимости в поддержании и повышении их знаний и умений.

В качестве методов оценки могут использоваться анализ документов об образовании, квалификации, навыках и опыте, анализ отзывов о работе, собеседование, тестирование, наблюдение за аудиторской деятельностью и анализ отчетных документов.


Внутренний аудит системы менеджмента 55

                        10. Сертификация внутренних аудиторов

Проведение внутренних аудитов – это не только требование стандар-тов на системы менеджмента. Эта деятельность необходима организации для успешного функционирования, своевременного реагирования на воз-никающие проблемы, распространения накопленного положительного опыта по всей организации.

Руководство организаций возлагает большую ответственность на внутренних аудиторов, ибо они являются поставщиками информации о функционировании системы менеджмента. И именно руководители компа-ний являются лицами, наиболее заинтересованными в результатах внут-реннего аудита.

Для того чтобы внутренние проверки не были формальными меро-приятиями для выполнения требований стандартов на системы менедж-мента, а действительно приносили организации комплекс преимуществ, руководство должно создать соответствующую атмосферу в компании и демонстрировать свою заинтересованность в эффективности процесса ау-дита. От того, насколько грамотные и квалифицированные аудиторы за-действованы в процессе проведения аудиторских проверок, зависит цен-ность той информации, которая будет представлена руководству для ана-лиза.

Ранее было указано, что квалификация аудитора зависит от его обра-зования, опыта профессиональной деятельности, подготовки в качестве аудитора и опыта проведения аудитов. Очень важно, насколько правильно аудитор ведет себя в процессе общения с персоналом и насколько высок статус аудитора в компании.

Основой успеха является профессионализм аудитора, который в ми-ре принято подтверждать с помощью процесса сертификации.

Процесс сертификации аудитора представлен на примере схемы, применяемой европейским органом по сертификации персонала PrCert (Рис.17).

Более подробную информацию о сертификации персонала можно получить в представительстве PrCert в России, странах СНГ и Балтии PrCert Eurasia (тел. +7 812 9238823, e-mail: prcert@certific.org) или на сайте www.prcert.org.


Внутренний аудит системы менеджмента 56

Рис. 17. Блок-схема сертификации аудитора

Удовлетворяет требованиям?

да

Оценка работы в качестве аудитора

Регистрация в качестве аудитора

Удовлетворяет требованиям?

Регистрация в качестве кандидата в аудиторы

да

Оценка опыта

аудита

Отказ в регистрации

Удовлетворяют

требованиям?

да

Анализ документов

Подача заявки и подтверждающих документов

нет

нет

нет


Внутренний аудит системы менеджмента 57

Литература

            1. МС ИСО 19011:2002. Руководящие указания по аудиту систем ме-неджмента качества и/или систем экологического менеджмента.

            2. Аудит систем качества. Курс лекций - Российский морской регистр судоходства, 2001.- 58 стр.

            3. Настольная книга внутреннего аудитора. Свиткин М.З., Рахлин К.М., Мацута В.Д., Дымкина О.Д. – СПб.: Изд-во картфабрики ВСЕГЕИ,2001. – 99с.



Рейтинг@Mail.ru Rambler's Top100